Ondernemen zonder overprikkeling

(automatisch gegenereerd door Mistral)

Je stuurt een mailtje naar een ondernemer met wie je graag wil samenwerken. Eén minuut later krijg je al antwoord. Hey, ik ben op vakantie en ik kom terug op die datum. Punt. Geen link, geen idee wanneer je effectief iets mag verwachten. Niks. Je kent ze wel, die out-of-office mails. Iedereen zet er eentje aan voor de vakantie. Maar net dat ene mailtje kan zoveel meer. En niet alleen wanneer je op vakantie bent. Daar gaat deze aflevering over.Welkom bij Ondernemen zonder overprikkeling. Ik ben Sigrid van Taskfully Yours en ik neem jou als vrouwelijke solo-ondernemer mee naar een business met meer rust, energie en vooral plezier. Ik deel echte verhalen, tips en inzichten over de administratie en technische shizzle achter een online zaak en over hoe ik mijn eigen popcornbrein onder controle hou. Welkom! Eén mailtje vol staat voor een betere klantbeleving. Dat klinkt misschien wat groot voor één mailtje, hè? Maar ik ga je vandaag laten horen dat dat wel klopt. Vandaag heb ik het over één simpel automatisch mailtje. Eén mailtje dat iedereen die jou mailt meteen gerust stelt en dat laat weten wanneer ze een antwoord mogen verwachten en dat ondertussen ook nog eens voor jou werkt. Ik vertel je waarom dat mailtje zo belangrijk is, wat erin hoort te staan en wanneer je het best aanzet. Spoiler! Het is veel vaker dan alleen tijdens je vakantie. Vandaag gaat het over het moment dat iemand jou contacteert. Maar wat gebeurt er wanneer die persoon daarna ja zegt tegen jou? Dat hou ik voor de volgende aflevering. Neem er een kopje thee bij en ga er lekker voor zitten. Stel, je zoekt iemand die een dienst voor jou kan uitvoeren. Je hebt een ondernemer gevonden die je wel ziet zitten en je stuurt een mailtje.Als ik zelf een ondernemer contacteer, verwacht ik niet onmiddellijk een antwoord. Totaal niet. Maar eigenlijk wel graag binnen de week. Als ik twee weken moet wachten, dan is mijn vraag misschien al uit mijn gedachten verdwenen. Terwijl ik misschien net stond te springen om samen te werken. En als ik zo lang moet wachten op een antwoord, dan voelt dat misschien gewoon niet goed. Want wat gebeurt er als je niets hoort? Dan kom je in een zwart gat terecht. Met heel veel vragen en onduidelijkheden. Is mijn mail eigenlijk wel toegekomen? Heeft ze het gelezen? Misschien moet ik nog een keer mailen, of is dat eigenlijk dan te opdringerig? Er kan altijd iets fout lopen op de digitale snelweg. En als je niets hoort, weet je gewoon niet waar je aan toe bent. Herken jij dat? Ik heb dat toch heel vaak, dat gevoel. Nu draai ik dat dus graag om. Want ik heb dat ook gezien aan de andere kant. Ik volgde een tijdje de mailbox van een klant op, omdat ze er zelf gewoon niet aan toe kwam om te antwoorden. En begrijp me niet verkeerd, ze wist heel goed hoe belangrijk het was om te antwoorden. Ze besefte dat de mensen die haar mailden geïnteresseerd waren in een samenwerking. Maar ze was zo bezig met het uitwerken van projecten voor haar klanten, dat ze er gewoon niet aan toe kwam om op die mails te antwoorden. Dan bleef zo’n mail daar staan, soms meer dan twee weken lang. En dan moet je je antwoord beginnen met sorry dat ik zo laat antwoord, maar ik heb het druk. Dat is toch niet de eer?Eerste indruk die je wil geven, toch? Hoe los je dat dan op? Er zijn twee manieren. Je laat iemand anders die mailbox opvolgen. Daar kom ik straks nog op terug. Of je stuurt een automatisch mailtje. Als jij als ondernemer beseft, ik heb het pokkendruk en ik kom eigenlijk niet tot mijn mailbox toe, Zet dan een automatisch mailtje aan voor iedereen die jou mailt. En dat is een zeer simpel mailtje. Iets als, dankjewel, ik heb je mail ontvangen, ik heb het even keidruk, maar je mag zeker binnen een aantal dagen een antwoord van mij verwachten. Meer hoeft dat niet te zijn, hè? En toch verandert dat alles voor de persoon die jou mailt. Die krijgt meteen een antwoord. Meteen. En die denkt, ah, oké, die heeft de druk. Dat is cool, die is druk bezig. Maar ze laat wel iets van zich weten en ik weet wanneer ik een antwoord mag verwachten. Prima, duidelijk. Twee dingen moeten daar dus zeker in staan. Ten eerste, dat je de mail ontvangen hebt. En ten tweede, wanneer dat ze een antwoord mogen verwachten. Binnen drie dagen, binnen de week, wat dat voor jou haalbaar is. En je kunt zelfs nog een stapje verder gaan. Stel dat je een vaste dag hebt waarop je je mails beantwoordt. Bijvoorbeeld op donderdag. Dan zet je in dat mailtje. Ik beantwoord mijn mails altijd op donderdag. Op donderdag mag je dus een antwoordje van mij verwachten. Mailt iemand je op donderdag zelf, dan kom je misschien vandaag nog aan die mail toe, of anders is het…Voor volgende week. En dan het leukste stuk. In dat mailtje kan je nog zoveel meer kwijt. Een out-of-office hoeft niet kaal te zijn. Zet er niet alleen in wanneer je terug bent. Vul dat aan. Heb je een traject? Zet erbij waar ze meer informatie kunnen vinden. Heb je een digitaal product? Verwijs ernaar. Verwijs naar je podcast, je socials, je nieuwsbrief. Zo weet wie jou mailt een beetje van waar je mee bezig bent. En kunnen ze via je nieuwsbrief volgen wat er achter de schermen allemaal gebeurt. Laat die out-of-office dus ook een winst zijn voor jou. En informatie voor de persoon die jou contacteert. Technisch gezien is dit dus gewoon een out-of-office of afwezigheidsbericht dat je instelt. Alleen ben je dus niet out-of-office. Je bent er wel, je bent keihard aan het werk, maar je hebt het dus druk. En je hebt niet meteen de tijd of de mogelijkheid om die mail te beantwoorden. En daar zit het verschil. Want meestal wordt er gedacht, ah ja, ik ben op vakantie, ik kan geen mails beantwoorden, dus ik moet een auto voor gezind stellen. Maar dat mailtje hoeft dus niet alleen tijdens je vakantie verstuurd te worden. Op eender welk moment moet wie jou mailt weten waar ze aan toe zijn. Ben je on top of your mailbox? Dan heb je dat natuurlijk niet nodig. Zo zit dat bij mij op dit moment. Maar ik ga heus niet beweren dat dat altijd zo is. Ik verwerk mijn mails wel op een regelmatige basis, in een tijdslot dat ik dat…daarvoor geblokkeerd heb in mijn agenda. In dat focusblokje werk ik alles weg. Of toch, zoveel mogelijk. Wie mij mailt, hoeft dus niet lang te wachten. En daarom staat er bij mij op dit moment geen automatisch mailtje aan. Maar als ik op vakantie ga, dan zet ik dat zeker en vast aan. En daar zit een klein trucje in. In mijn mailtje staat tot wanneer ik met vakantie ben. En ik zet er ook bij vanaf wanneer je iets van mij mag verwachten. Dat is meestal een paar dagen later of in de week na mijn vakantie. Waarom? Omdat ik niet wil dat iedereen verwacht dat ik de dag na mijn vakantie meteen antwoord. Want meestal ben ik die eerste dag na mijn verlof… Eigenlijk nog altijd een beetje in verlof. Die dag voorzie ik om mijn eigen administratie in te halen, zodat ik mijn eerste echte werkdag volledig aan mijn klanten kan wijden. Er is nog een moment waar je waarschijnlijk niet aan denkt totdat het er is. Wanneer je plots ziek bent. Dat komt altijd op het verkeerde moment. En dan wil je niet nog een tekstje moeten bedenken om in je not of office te smijten. Dat wil je in vijf minuutjes kunnen instellen. Er staan een auto of vis aan, mijn klanten weten dat ik ziek ben en dat ik ze contacteer wanneer ik er bovenop ben. Zet daarom nu al een standaard tekstje klaar. Zodat je het heel snel kan activeren wanneer dat moment daar is. Ik heb er zelf ook eentje klaarstaan. En om je op weg te helpen, heb ik een speciaal cadeautje voor jou. Ik heb een kant-en-klaar schabloon voor zo’n out-of-office.Gemaakt. Zowel voor wanneer je gedruk hebt, wanneer je op vakantie gaat, als wanneer je ziek bent. Je vindt de link naar de chaploon in de show notes van deze aflevering. Hoe je dat instelt, dat ga ik hier niet uitleggen, want dat zou ons technisch te ver brengen. Maar Google is je vriend. Zoek op Outlook out of office instellen of Gmail out of office instellen. En afhankelijk van de e-mailprovider die je gebruikt, ga je meteen tekst en uitleg vinden. Heb je daar geen zin in of besef je nu, terwijl je luistert, dat een automatisch mailtje niet genoeg is, omdat er gewoon te veel mails zijn blijven liggen, dan hoef je dat niet alleen op te lossen. Ik kan zo’n automatisch mailtje perfect voor je instellen. Of ik neem de opvolging van je mailbox gewoon over, zoals ik bij die klant deed. Dan ga ik rechtstreeks in contact met wie jou mailt en hoeft niemand nog twee weken te wachten. Wil je weten wat er voor jou mogelijk is? Stuur me gewoon een mailtje of plan een gesprekje in via mijn website. Dan bekijken we samen wat jij nodig hebt. Als je één ding meeneemt uit deze aflevering, laat het dan dit zijn. Wie jou contacteert, moet op elk moment weten waar ze aan toe is. Niet alleen wanneer je op vakantie bent of ziek bent. Ook wanneer je het gewoon bokken druk hebt en niet aan je mails toekomt. Eén automatisch mailtje is genoeg, zodat wie jouw mailt iets ontvangen heeft, weet wanneer ze een antwoord mag verwachten en niet in het ongewisse blijft. Dat?is klantbeleving. En het kost je vijf minuutjes om het in te stellen. Bedankt om te luisteren en misschien zet je straks wel meteen dat mailtje klaar. Vond je deze aflevering nuttig? Abonneer je dan op de podcast en dan staat de volgende aflevering van Zelfklaar in je favoriete podcast-app. En met 5 sterren of een review help je andere onderneemsters om deze podcast te vinden. Misschien zitten zij ook met een mailbox die overloopt. Over twee weken zit ik opnieuw in je koptelefoon en dan heb ik het over wat gebeurt wanneer een klant ja zegt tegen jou. Tot dan!